Wenn sie ein Smartphone, egal ob IPhone, Android, WindowsPhone oder BlackBerry, besitzen liegt der Gedanke nahe, mit diesem praktischen Gerät auch seinen Stundenzettel zu pflegen. In diesem Blog geht es um die Vor- und Nachteile solcher Apps und auf was Sie bei der Auswahl besonders achten sollten. Es ist wie bei so vielen Sachen im Leben: es gibt immer zwei Seiten der Medaille.

Für wen ist eine Zeiterfassung über eine App besonders geeignet?

Doch zuerst ein paar grundlegende Überlegungen. Für wen ist eine solche Zeiterfassung über das Smartphone eigentlich geeignet? Prinzipiell eignen sich solche Apps für alle, die außerhalb der eigenen Büroräume unterwegs sind am besten. Dies sind in erster Linie Außendienstmitarbeiter aber auch Geschäftsreisende, Handwerker oder Gutachter etc. Sie alle profitieren vor allem vom Vorteil der Echtzeiteingabe. Mehr zu den Vorteilen im nächsten Absatz.

Die Vorteile einer Zeiterfassungs-App

Die Vorteile einer Zeiterfassungs- App liegen klar auf der Hand. Zum einen ist da die Echtzeiteingabe. Der User kann vor Ort seine Aufgaben eintragen. Er muss sich keine unnötigen Notizen machen, damit er auch am nächsten oder übernächsten Tag seine Aufgaben und Zeiten dokumentieren kann.

Des Weiteren profitiert der User von der Zeitersparnis. Stellen Sie sich zwei Handwerker vor. Der Eine kann seine Tätigkeiten vor Ort schnell und problemlos in sein Smartphone eintragen. Der Andere muss sich nach Feierabend zu Hause hinsetzen und mühsam seinen Tag in ein Formular oder eine Excel Liste eintragen.

Dieses Szenario beschreibt auch schon den dritten Vorteil, die Mobilität. Dadurch, dass Sie Ihr Smartphone immer bei sich haben, können Sie die Eingaben von überall durchführen.

Der nächste Vorteil gilt nicht nur für die Eingabe mit mobilen Geräten, sondern auch für die Eingabe durch eine Webanwendung oder eine Excel-Tabelle, wie beispielsweise die von mir erstellte Stundentabelle. Als Vorteil meine ich hier eine bessere Übersicht und Verwaltung. Schnell hat man seine handgeschriebenen Arbeitszeitnachweise verlegt und findet sie nicht wieder. Bei einer elektronischen Lösung ist das alles kein Problem, inklusive Backup.

Bei größeren Unternehmen kann sich die Pflege des Stundenzettels vor Ort zudem positiv auf nachgelagert Businessprozesse auswirken. Ich denke da beispielsweise an zeitnahe Rechnungslegungen und ähnliches. Die mobilen Lösungen sind meist alle mit einer Serveranwendung verknüpft, die Teil der Unternehmens-IT-Infrastruktur ist.

Hier noch einmal die Vorteile für einen mobilen Arbeitszeitnachweis in einer übersichtlichen Liste zusammengefasst:

  • Echtzeiteingabe
  • Zeitersparnis
  • Mobilität
  • Übersicht und Backup
  • Auswirkungen auf Businessprozesse

Die Nachteile und Schwierigkeiten einer Stundenzettel-App

Sicherlich überwiegen die Vorteile einer Stundenzettel-App ihre Nachteile. Dennoch möchte ich hier einige Punkte nennen über die es sich lohnt nachzudenken.

Gerade wenn Unternehmen eine Zeiterfassung einführen, spielt die Akzeptanz der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Führt das Unternehmen eine mobile Zeiterfassung ein, ist dieser Punkt umso wichtiger, da bei Apps die persönlichen Geschmäcker weit auseinander gehen. Dennoch müssen alle Mitarbeiter mit der selben App arbeiten.

Des weiteren sollte eine Zeiterfassungs-App in Unternehmen plattformunabhängig sein. Die App sollte also möglichst für IPhone, Android, WindowsPhone und BlackBerry zur Verfügung stehen. Ein Unternehmen kann dies natürlich einschränken wenn es seinen Mitarbeitern nur Geräte einer Platform zur Verfügung stellt.

Als letzten Punkt möchte ich hier noch die menschliche Ehrlichkeit erwähnen. Schenkt das Unternehmen seinen Mitarbeitern das Vertrauen, die Zeiten auch außerhalb der Firma zu pflegen, ist diese Ehrlichkeit eine Grundvoraussetzung.

Hier noch einmal die Schwierigkeiten einer mobilen Zeiterfassung im Überblick:

  • Akzeptanz bei Mitarbeitern
  • Plattformunabhängigkeit
  • Menschliche Ehrlichkeit

Auf welche Kriterien sollte bei der Wahl der App geachtet werden?

Bei der Anschaffung eines mobilen Stundenzettels sollten ein paar Faktoren bei der Auswahl der App beachtet werden.

Sehr wichtig ist eine funktionierende Export Schnittstelle. Damit kann der Nutzer der Stundenzettel-App seine Daten beispielsweise in ein Excel-Format umwandeln und auf seinen Rechner laden.

Noch komfortabler ist ein solcher Export in Form einer Email an die Emailadresse des Nutzers.

Ein breites Feld, auf das ich nicht im Detail eingehen möchte, ist die Bedienbarkeit, die Usability. In diesem Bereich trennt sich oft die Spreu vom Weizen.

Praktisch ist es auch, wenn der Nutzer seine Arbeitszeit bestimmten Aufgaben und Projekten zuordnen und nach diesen Aufgaben sortieren und filtern kann.

Dieser Kriterienkatalog lässt sich noch erweitern. Allerdings möchte ich diesen Punkt allgemein halten da die Erweiterungen natürlich vom jeweiligen Geschäftsfall abhängig sind.

Auf diese Kriterien sollte beim mobilen Stundenzettel im Allgemeinen geachtet werden:

  • Export Schnittstelle
  • Export als Email
  • Bedienbarkeit (Usability)
  • Zuweisung zu Aufgaben und Projekten

Mit besten Grüßen.
Dominik Müller-Kunad

1 Kommentar

  1. Ich habe heute einen sehr interessanten Artikel über Zeiterfassung mit dem Tool MITE gelesen. Das ist ein webbasierter Arbeitszeitnachweis, der einfach mit dem IPhone abgerufen werden kann. Hörte sich sehr interessant an. Hier der Link: http://www.pixelbar.be/blog/zeiterfassung-mit-mite-webbasierte-time-tracking-losung/

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